Mocą art. 6733 § 1 Kodeksu pracy, od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Aby właściwie „korzystać” z okazjonalnej pracy zdalnej, należy przede wszystkim w pierwszej kolejności poznać dokładnie przepisy ją wprowadzające. Warto również zaznajomić się z wyjaśnieniami resortu pracy.
Założeniem wprowadzenia do Kodeksu pracy instytucji okazjonalnej pracy zdalnej było umożliwienie pracownikowi złożenia wniosku o jej wykonywanie w sytuacjach uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) tego pracownika, np. w razie konieczności opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.
Miejmy także na względzie, że zgodnie z art. 6731 § 4 Kodeksu pracy, praca zdalna nie obejmuje prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Wniosek pracownika nie jest wiążący
Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, a zatem może on odmówić jego uwzględnienia. W szczególności pracodawca ma prawo odmówić jego uwzględnienia, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Należy jednak zauważyć, że odmowa uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną okazjonalną nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego. Zgodnie bowiem z art. 183a § 1 Kodeksu pracy pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie m.in. warunków zatrudnienia, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, z ww. określonych przyczyn. Natomiast zgodnie z art. 183d Kodeksu pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.
Najważniejsze różnice pomiędzy wymaganiami dotyczącymi regularnej i okazjonalnej pracy zdalnej
| Obowiązek / Możliwość | Regularna praca zdalna | Okazjonalna praca zdalna |
| Ustalenie zasad pracy zdalnej w odrębnym regulaminie, porozumieniu ze związkami zawodowymi lub poleceniu wykonywania pracy w trybie zdalnym | Tak | Nie |
| Możliwość złożenia wiążącego dla pracodawcy wniosku o pracę zdalną | Tak | Nie |
| Dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia w momencie przejścia na pracę zdalną | Tak | Nie |
| Zapewnienie pracownikowi:
– materiałów i narzędzi pracy w tym urządzeń technicznych niezbędnych do pracy; – instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów z w tym zakresie; – zwrotu innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu z organizacjami związkowymi lub pracownikiem albo w regulaminie pracy zdalnej |
Tak | Nie |
| Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej | Tak | Nie |
| Kontrola pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych | Tak na zasadach ustalonych w regulaminie, porozumieniu ze związkami zawodowymi, porozumieniu z pracownikiem lub poleceniu pracodawcy | Tak, na zasadach ustalonych z pracownikiem |
| Szkolenie wstępne bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej | Tak (dotyczy tylko pracowników zatrudnianych na stanowiskach administracyjno – biurowych do pracy zdalnej) | Nie |
Okazjonalna praca zdalna zamiast urlopu?
Wśród pracodawców pojawiają się obawy, że pracownicy mogą składać wnioski o okazjonalną pracę zdalną zamiast wybierać przysługujące im dni urlopowe, w tym urlop na żądanie. I tu pojawia się pytanie: czy celem uniknięcia takich sytuacji pracodawca może zasugerować pracownikowi, że nie udziela mu zezwolenia na okazjonalną pracę zdalną, ale zamiast tego może w tej samej dacie udzielić mu urlopu?
MRiPS udzielając odpowiedzi na tak sformułowane pytanie wskazało, iż uprawnienie pracownika do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej nie jest uzależnione od wykorzystania przez tego pracownika urlopu wypoczynkowego, w tym tzw. urlopu na żądanie. Podkreślenia wymaga odmienny cel obu instytucji prawnych. Urlop wypoczynkowy jest bowiem szczególnego rodzaju uprawnieniem pracownika opisanym jako coroczny, płatny, nieprzerwany okres ustawowego zwolnienia pracownika od obowiązku świadczenia pracy u danego pracodawcy, przysługujący pracownikowi w celu wypoczynku i regeneracji sił, w wymiarze określonym przepisami prawa pracy i w czasie ustalonym przez pracodawcę (por. W. Muszalski, K. Walczak (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 13, Warszawa 2021 – Legalis). Natomiast istotą pracy zdalnej okazjonalnej jest umożliwienie pracownikowi wykonywania pracy w miejscu przez niego wskazanym (innym niż zakład pracy) w sytuacjach uzasadnionych potrzebami tego pracownika, np. w razie konieczności opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.
Limit 24 dni w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku
Stosownie do art. 6733 § 1 Kodeksu pracy, dodanego nowelizacją, praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego, pracownikowi u kolejnego pracodawcy będzie przysługiwało prawo do pracy zdalnej okazjonalnej w wymiarze niewykorzystanym u dotychczasowego pracodawcy. Zaś w przypadku, w którym pracownik nie skorzysta z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy bądź podejmie pracę w trakcie roku kalendarzowego, przysługuje mu pełen wymiar pracy zdalnej okazjonalnej.
Odnosząc się do kwestii dowodowych w zakresie wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej wykorzystanego przez pracownika, należy zauważyć, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862), w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy. Zatem informacja o wymiarze wykorzystanej przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnej powinna znaleźć się w ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy przygotowanego według pomocniczego wzoru świadectwa pracy, stanowiącego załącznik do ww. rozporządzenia.
Źródło: opracowanie własne + odpowiedź MRiPS z 23 lutego 2023 r. na interpelację nr 38835 w sprawie zmian w przepisach w kontekście pracy zdalnej
